end2end2
Digitale Verwaltungsprozesse zuverlässig überwachen
Mehr Transparenz. Weniger Fehler. Bessere digitale Dienstleistungen.
Produktübersicht für Fachabteilungen und Entscheidungsträger in der öffentlichen Verwaltung
1. Was ist end2?
Digitale Verwaltungsleistungen sollen Bürgerinnen und Bürgern den Kontakt mit der Verwaltung erleichtern. Anträge können online gestellt, Informationen automatisch übertragen und Vorgänge elektronisch bearbeitet werden.
Doch was passiert, wenn bei diesen Abläufen Fehler auftreten?
Ein Antrag kann beispielsweise erfolgreich über ein Onlineportal eingereicht werden, ohne anschließend korrekt im zuständigen Fachverfahren anzukommen. Einzelne Angaben können bei der Übertragung verloren gehen oder ein Verarbeitungsschritt bleibt unbemerkt aus.
Für die Fachabteilung sind solche Fehler häufig erst erkennbar, wenn sich Bürgerinnen und Bürger melden oder ein Vorgang nicht wie erwartet bearbeitet werden kann.
Unsere End-to-End-Monitoring-Plattform end2 prüft, ob digitale Vorgänge vollständig, korrekt und rechtzeitig verarbeitet werden. Sie macht sichtbar, wo Daten fehlen oder Verarbeitungsschritte ausbleiben.
Bei einem Online-Antrag prüft end2 beispielsweise, ob der Vorgang im zuständigen Fachverfahren angekommen ist und die erforderlichen Angaben korrekt übernommen wurden.
Dafür werden in end2 die zu überwachenden Schritte, die erwarteten Ergebnisse und die Prüfzeitpunkte eingerichtet. Fachabteilung und IT können die Prüfergebnisse zentral einsehen und Auffälligkeiten nachvollziehen.
Das Ziel: Die Fachabteilung soll sich darauf verlassen können, dass digitale Verwaltungsprozesse tatsächlich funktionieren – nicht nur technisch erreichbar sind.
2. Wie funktioniert end2?
end2 begleitet digitale Vorgänge vom Eingang bis zu den relevanten Verarbeitungsschritten.
Die Überwachung erfolgt weitgehend automatisiert.
Beispiel: Ein digitaler Antrag
Ein Bürger stellt über ein Onlineportal einen Antrag.
1. Der Antrag wird erkannt
end2 registriert automatisch, dass ein neuer Antrag eingegangen ist.
2. Die Ausgangsdaten werden festgehalten
Die für die Überwachung relevanten Angaben werden als Referenz gespeichert.
So kann später überprüft werden, ob diese Informationen korrekt weiterverarbeitet wurden.
3. Die Verarbeitung wird überprüft
end2 kontrolliert beispielsweise:
- Ist der Antrag im zuständigen Fachverfahren angekommen?
- Wurden alle erforderlichen Angaben übernommen?
- Stimmen die übertragenen Daten mit dem ursprünglichen Antrag überein?
- Hat der Vorgang den erwarteten Bearbeitungsstand erreicht?
- Wurden die vorgesehenen Verarbeitungsschritte abgeschlossen?
4. Auffälligkeiten werden sichtbar
Wenn end2 eine Abweichung erkennt, wird diese im zentralen Monitoring angezeigt.
Die zuständigen Stellen können bei Bedarf automatisch informiert werden.
5. Die Fachabteilung bewertet den Vorgang
Nicht jede Abweichung ist zwangsläufig ein Fehler.
Wurden beispielsweise Angaben nachträglich durch eine sachbearbeitende Person korrigiert, kann die Fachabteilung die Abweichung prüfen und den Vorgang mit einer Begründung freigeben.
Die ursprünglichen Prüfergebnisse bleiben nachvollziehbar dokumentiert.
3. end2 Cloud – Alle Prozesse zentral im Blick
end2 Cloud ist die zentrale Benutzeroberfläche für die Fachabteilung und die IT-Abteilung.
Über eine Webanwendung können berechtigte Mitarbeitende die überwachten Verwaltungsprozesse einsehen.
Die Fachabteilung benötigt dafür keine technischen Kenntnisse über die beteiligten Systeme.
3.1 Das Monitoring-Dashboard
Das Dashboard bietet einen schnellen Überblick über den Zustand der digitalen Verwaltungsprozesse.
Es zeigt beispielsweise:
- Wie viele Vorgänge überwacht werden
- Wie viele Vorgänge erfolgreich geprüft wurden
- Bei welchen Vorgängen Abweichungen festgestellt wurden
- Welche Vorgänge noch auf die vollständige Verarbeitung warten
- Wie sich die Qualität der Prozesse im Zeitverlauf entwickelt
Dadurch können Fachbereiche erkennen, ob ihre digitalen Dienstleistungen zuverlässig funktionieren.
3.2 Einzelne Vorgänge nachvollziehen
Bei Bedarf kann die Fachabteilung einen einzelnen Vorgang genauer betrachten.
end2 zeigt die durchgeführten Prüfungen und ihre Ergebnisse.
So lässt sich beispielsweise nachvollziehen, ob ein Antrag zwar eingegangen ist, aber anschließend nicht korrekt an ein Fachverfahren übertragen wurde.
Die Fachabteilung erhält damit mehr Transparenz über die tatsächliche Verarbeitung ihrer Vorgänge.
3.3 Abweichungen fachlich bewerten
end2 unterscheidet zwischen dem technischen Prüfergebnis und der fachlichen Bewertung.
Ein fehlgeschlagener Test bleibt als solcher dokumentiert.
Die Fachabteilung kann jedoch entscheiden, dass eine erkannte Abweichung fachlich nachvollziehbar und zulässig ist.
Diese Entscheidung wird einschließlich Begründung festgehalten.
So bleiben sowohl die ursprüngliche Feststellung als auch die anschließende Bewertung transparent.
4. Typische Einsatzbereiche
end2 kann für unterschiedliche digitale Verwaltungsleistungen eingesetzt werden.
4.1 Online-Antragsverfahren
Beispiel: Ein Antrag wird online eingereicht.
end2 überprüft, ob der Antrag vollständig im zuständigen Fachverfahren angekommen ist.
Dabei können auch einzelne Angaben verglichen werden.
Nutzen: Fehlerhafte oder fehlende Datenübertragungen werden frühzeitig erkannt.
4.2 Zusammenarbeit mehrerer Fachverfahren
Beispiel: Informationen werden zwischen zwei Verwaltungsanwendungen ausgetauscht.
end2 überprüft, ob die relevanten Daten korrekt übernommen wurden.
Nutzen: Die Fachabteilung erhält mehr Sicherheit bei der Zusammenarbeit unterschiedlicher Systeme.
4.3 Automatisierte Verwaltungsprozesse
Beispiel: Ein Hintergrundprozess überträgt regelmäßig Daten oder aktualisiert Bearbeitungsstände.
end2 kontrolliert, ob die erwarteten Verarbeitungsschritte tatsächlich erfolgt sind.
Nutzen: Unbemerkte Verarbeitungsfehler können schneller festgestellt werden.
4.4 Qualitätssicherung von Verwaltungs-Chatbots
Immer mehr Verwaltungen setzen KI-basierte Chatbots ein, um Bürgerinnen und Bürgern Informationen bereitzustellen.
Dabei ist entscheidend, dass die Antworten korrekt und aktuell sind.
Beispiel: Ein Chatbot beantwortet Fragen zu den Öffnungszeiten eines Bürgerbüros.
end2 kann regelmäßig überprüfen, ob die Antworten mit den offiziellen Informationen übereinstimmen.
Weitere mögliche Prüfungen betreffen:
- Öffnungszeiten und Erreichbarkeit
- Anschriften und Telefonnummern
- Zuständigkeiten
- Erforderliche Unterlagen
- Gebühren und Fristen
- Aktualität der bereitgestellten Informationen
Auch Antworten von Chatbots, die ihre Informationen aus hinterlegten Dokumenten und Wissensdatenbanken beziehen, können überprüft werden.
Nutzen: Fehlerhafte oder veraltete Auskünfte werden früher sichtbar und können gezielt korrigiert werden.
5. Welche Vorteile bietet end2 der Fachabteilung?
Fehler frühzeitig erkennen
Probleme werden nicht erst sichtbar, wenn Bürgerinnen und Bürger nachfragen oder Beschwerden eingehen.
end2 überprüft die digitalen Abläufe automatisch und zeigt erkannte Abweichungen an.
Weniger manuelle Kontrollen
Wiederkehrende Prüfungen können automatisiert erfolgen.
Die Fachabteilung muss nicht mehr regelmäßig einzelne Vorgänge stichprobenartig in unterschiedlichen Anwendungen kontrollieren.
Stattdessen kann sie sich auf die tatsächlich auffälligen Fälle konzentrieren.
Höhere Datenqualität
end2 hilft dabei, fehlerhafte Übertragungen, fehlende Angaben und unerwartete Datenabweichungen zu erkennen.
Dadurch wird die Qualität der digitalen Vorgangsbearbeitung unterstützt.
Mehr Transparenz
Die Fachabteilung kann nachvollziehen, ob digitale Vorgänge die erwarteten Verarbeitungsschritte durchlaufen haben.
Das erleichtert auch die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung.
Schnellere Fehlerbehebung
Erkannte Probleme lassen sich konkreten Vorgängen und Prüfschritten zuordnen.
Die IT-Abteilung kann dadurch gezielter nach der Ursache suchen.
Bessere Qualität digitaler Dienstleistungen
Zuverlässige digitale Prozesse und korrekte Auskünfte tragen dazu bei, dass Bürgerinnen und Bürger Verwaltungsleistungen erfolgreich nutzen können.
6. Wer nutzt end2?
end2 sieht eine klare Aufgabenteilung vor.
Fachabteilung – Fachliche Qualität im Blick
Die Fachabteilung nutzt end2 Cloud, um ihre digitalen Verwaltungsprozesse zu überwachen.
Sie kann:
- Den Zustand ihrer Prozesse einsehen
- Auffällige Vorgänge untersuchen
- Prüfergebnisse nachvollziehen
- Fachliche Abweichungen bewerten
- Begründete Freigaben dokumentieren
IT-Abteilung – Technische Qualität im Blick
Die IT-Abteilung nutzt ebenfalls end2 Cloud.
Sie kann:
- Technische Fehler und Auffälligkeiten erkennen
- Fehlgeschlagene Prüfungen analysieren
- Probleme bei der Datenübertragung nachvollziehen
- Den Betriebszustand der Überwachung einsehen
- Die Behebung technischer Probleme begleiten
Unser technischer Support – Einrichtung und Betreuung
Die technische Einrichtung und Konfiguration des Monitorings übernimmt unser technischer Support.
Hierfür wird beim Kunden eine eigene end2-Komponente installiert: der end2 Agent.
Unser technischer Support nutzt den end2 Agent über eine vom Kunden freigegebene Fernwartungsverbindung.
Er richtet die Prüfungen ein, passt sie bei Bedarf an und betreut die technische Überwachung.
Die Fachabteilung und die IT-Abteilung müssen den end2 Agent nicht selbst bedienen oder konfigurieren.
Für sie ist end2 Cloud die zentrale Anwendung.
7. Wie wird end2 eingeführt?
Die Einführung erfolgt schrittweise und orientiert sich an den bestehenden Verwaltungsprozessen.
Schritt 1 – Geeigneten Prozess auswählen
Gemeinsam wird festgelegt, welcher digitale Verwaltungsprozess überwacht werden soll.
Für den Einstieg eignet sich beispielsweise ein Online-Antragsverfahren, bei dem Daten zwischen einem Portal und einem Fachverfahren übertragen werden.
Schritt 2 – Prüfziele festlegen
Die Fachabteilung beschreibt, welche Ergebnisse sie erwartet.
Beispielsweise:
- Jeder eingereichte Antrag muss im Fachverfahren ankommen.
- Bestimmte Angaben müssen unverändert übernommen werden.
- Ein Vorgang muss innerhalb einer festgelegten Zeit einen bestimmten Bearbeitungsstand erreichen.
Schritt 3 – Technische Einrichtung
Unser technischer Support richtet die erforderlichen Prüfungen ein.
Die vorhandenen Verwaltungsanwendungen müssen dafür nicht grundsätzlich verändert werden.
Welche Anbindungsmöglichkeiten genutzt werden, hängt von den bestehenden Systemen ab.
Schritt 4 – Gemeinsamer Testbetrieb
Die Überwachung wird anhand geeigneter Vorgänge getestet.
Fachabteilung und IT-Abteilung prüfen gemeinsam, ob die angezeigten Ergebnisse verständlich und aussagekräftig sind.
Schritt 5 – Kontinuierliche Überwachung
Nach erfolgreicher Einrichtung überwacht end2 die definierten Prozesse automatisch.
Weitere Verwaltungsprozesse können anschließend ergänzt werden.
8. Datenschutz und Informationssicherheit
Der Schutz von Verwaltungsdaten ist ein wesentlicher Bestandteil des end2-Konzepts.
end2 ist darauf ausgelegt, nur diejenigen Informationen zu verarbeiten, die für die jeweilige Überwachung benötigt werden.
Vorgesehen sind insbesondere:
- Verschlüsselte Datenübertragung
- Zugriff nur für berechtigte Mitarbeitende
- Trennung der Daten unterschiedlicher Kunden
- Nachvollziehbare Dokumentation von Prüfergebnissen
- Festgelegte Aufbewahrungs- und Löschfristen
- Geschützter Zugriff auf interne Verwaltungsanwendungen
Die technische Anbindung der Fachverfahren erfolgt über den lokal installierten end2 Agent.
Die zentrale end2 Cloud benötigt keinen direkten Zugriff auf die internen Fachverfahren des Kunden.
Die konkreten Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen werden im Rahmen der Einführung gemeinsam mit der Verwaltung abgestimmt.
9. Zusammenfassung
Digitale Verwaltungsprozesse sind nur dann erfolgreich, wenn Anträge, Informationen und Verarbeitungsschritte nicht nur technisch übertragen, sondern auch tatsächlich korrekt verarbeitet werden.
Unsere End-to-End-Monitoring-Plattform end2 macht die Qualität digitaler Verwaltungsprozesse über Systemgrenzen hinweg sichtbar – vom Auslöser bis zum erwarteten Ergebnis.
Die Plattform unterstützt Fachabteilungen dabei, ihre digitalen Dienstleistungen zuverlässig zu überwachen, Fehler frühzeitig zu erkennen und fachliche Abweichungen nachvollziehbar zu bewerten.
Dabei übernimmt unser technischer Support die Einrichtung und Konfiguration der Überwachung.
Die Fachabteilung und die IT-Abteilung können sich auf das konzentrieren, was für sie entscheidend ist: die Qualität und Zuverlässigkeit ihrer digitalen Verwaltungsprozesse.
end2
Digitale Verwaltungsprozesse zuverlässig überwachen.
Mehr Transparenz. Weniger Fehler. Bessere digitale Dienstleistungen.